Berikut notulen Rapat Kerja Penyusunan Rancangan Strategis Universitas Utpadaka Swastika (UTPAS) pada Kamis, 30 Maret 2023.

Hari, Tanggal	Kamis, 30 Maret 2023
Waktu	09:30 s.d. 12:30 WIB
Tema	Bersinergi Untuk Meningkatkan Kualitas Menuju Universitas Baik Sekali
Tempat	Ruang Serba Guna (RSG) UTPAS
Penanggung Jawab	Suhadarliyah, S.E., S.S., M.M.
Notulis	Erna Neldiana, S.Kom.
Dokumentator	Antonius Alvin Sudirdja Farid Bagaskara
Peserta	Meidy F. Lombogia, S.H., M.M. Hesti Umiyati, S.E., M.M. Roberto Tomahuw, S.E., M.M. Santi, S.E., M.M. Budi Karyanto, S.E., M.M. Dhimas Buing Rindi Widra Yato, S.Kom., M.Kom. Paula Theodora, S.E., M.M. Motuho Gea, S.Kom. Ronald Tehupuring, S.E., M.Ak. RR. Prima Dita Hapsari, S.E., M.Si.Ak. Lidya Kartika Dhewi, S.E., M.Ak. Dwi Okty Utami, S.E., M.Akun. Deske Mapaliey, S.E. Weri Aprilia, S.E., M.Ak. Repi Justiam, S.Sn., M.Sn. Nani Dian Sari, S.Sn., M.Sn. Nila Sari, S.E., M.M. Lukas Umbu Zogara, S.Kom., M.Kom. Renaldi Valentino Talumepa, S.Kom. Gregorio Chiko Putra, S.Kom.

MATERI

KAPRODI D3 SEKRETARI

1. Visi, misi, tujuan dan sasaran program studi D3 Sekretari mengacu kepada SMART, terdiri dari Specification, Measurable, Achievable, Rational, dan Timeline
2. File presentasi perlu dikirimkan pada Ibu Nila agar dapat dicek oleh Ibu Suhadarliyah untuk kemudian disusun menjadi RENIP dan RENSTRA Prodi D3 Sekretari
3. Masukan Ibu Suhadarliyah, setiap UPT mensuplai kebutuhan program studi
   • Biro Administrasi Keuangan (BAK) harus memiliki base laporan keuangan untuk setiap program studi, guna kepentingan akreditasi, sehingga tidak menjadi ‘kerepotan’ saat menjelang akreditasi
   • Untuk menghindari ketumpangtindihan dan efisiensi kerja, BAK memihsahkan rekening pemasukan SMK Bhakti Anindya dengan Universitas
   • UPT Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat mendukung program kerja setiap program studi sesuai kebutuhan
   • UPT Penelitian dna Pengabdian Kepada Masyarakat tidak jalan sendiri

KEUANGAN

Rencana Strategis Peningkatan Kualitas Unit Biro Administrasi Keuangan (BAK)

1. Program kerja BAK
   • Pada tahun 2023 s.d. 2028 BAK melakukan perbaikan sistem pemabyaran menggunakan virtual account dan memperbaiki manajemen data
   • Pada tahun 2029 s.d. 2033 BAK melakukan inovasi pada sistem dan manajemen data serta sistem tata kelola keuangan
   • Pada tahun 2034 s.d. 2038 BAK melakukan pengembangan sistem dan manajemen data serta sistem tata kelola berkelanjutan
2. Masukan Ibu Suhadarliyah
   • Bagian BAK bersama Kaprodi dan juga Wakil Rektor dan Rektor mencari solusi untuk pemasukan-pemasukan lain selain dari mahasiswa
   • Adanya solusi untuk mengurangi komplain mahasiswa terhadap penagihan uang kuliah yang sudah dibayarkan tapi masih tetap ditagih, atau setelah membayar uang kuliah harus melapor ke bagian keuangan. Solusi yang diusulkan adalah pembayaran melalui virtual account
   • Untuk menghindari ketumpangtindihan dan efisiensi kerja, BAK memisahkan rekening pemasukan SMK Bhakti Anindya dengan Universitas
   • Untuk penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) atau Rancangan Anggaran Biaya (RAB) dilakukan sebagai berikut:
     • Tahun anggaran yang digunakan adalah tahun akuntansi, jadi dari Januari s.d. Desember, bukan berdasarkan Tahun Akademik (September s.d. Agustus)
     • Karena awal januari pada setiap tahunnya atau akhir Desember, Rektor harus mengajukan RKAT kepada Yayasan, maka penyusunan RKAT harus sudah selesai sebelum libur Natal dan Tahun Baru
     • Pada bulan November minggu kedua Kaprodi bersama UPT sudah menyelesaikan draft RKAT
     • Paling lambat akhir November Kaprodi dan BAK sudah melakukan rapat mengenai Rancangan RKAT setiap program studi
     • Pada minggu pertama Desember, Rektor sudah menerima RKAT dari setiap Kaprodi untuk disusun menjadi RKAT Universitas, dna kemudian diajukan ke Yayasan sebelum libur Natal dan Tahun Baru
3. Masukan Pak Ronald, BAK perlu membuat survei awal mahasiswa terhadap kepuasan pelayanan pembayaran uang kuliah agar dapat dievaluasi
4. Masukan Pak Bobby, bukti pembayaran secara transfer sebaiknya diupayakan langsung dapat menjadi bukti bayar sehingga bisa langsung dibuatkan kuitansi, tidak menunggu H+1, karena orang tua merasa tidak nyaman harus balik lagi ke kampus untuk mengambil kuitansi. Ibu Dwi menjelaskan bahwa rekening pembayaran mahasiswa saat ini tidak dipegang oleh BAK sehingga tidak bisa langsung dicek, dan untuk print out hanya bisa dilakukan H+1
5. Ibu Paula menjelaskan beberapa sekolah sudah memakai Qris dan Gopay atau OVO dalam pembayaran uang sekolah
6. Ibu Suhadarliyah mengusulkan agar mahasiswa dapat dibuatkan kuitansi sementara untuk ditukar dengan kuitansi asli setelah print out jadi
7. Pak Meidy mengusulkan pemisahan antara rekening SMK Bhakti Anindya dengan Universitas Utpadaka Swastika

KAPRODI S1 AKUNTANSI

1. Ketua Program Studi melakukan presentasi rancangan strategis sembila bidang dan menyesuaikannya dengan dimensi-dimensi yang ada pada buku Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) Ekonomi Manajemen Bisnis dan Akuntansi (EMBA)
2. Masukan Ibu Suhadarliyah, terhadap rencana strategis yang sudah disusun, Pak Ronald harus menambahkan indikator-indikator pencapaiannya sehingga dalam prosesnya nanti pada saat evaluasi dan monitoring dapat terukur tingkat ketercapaian dari masing-masing dimensi program kerja yang ada

KAPRODI S1 MANAJEMEN

1. Kaprodi Manajemen berupaya agar program studi Manajemen memperoleh peringkat 5 terbaik se kota Tangerang, lalu menjadi 10 terbaik di Provinsi Banten, dan menempati 100 terbaik skala nasional, setelah itu dikenal se Asia Tenggara
2. Masukan Ibu Suhadarliyah:
   1. Pak Robert harus melengkapi rancangan strategis sembilan bidang, karena baru satu bidang yang disampaikan, yaitu Tata Kelola, walaupun sudah disampaikan untuk lima tahapan RENSTRA
   2. Pak Robert juga harus melengkapi rancangan strategis dengan menyusun program kerja dan indikator-indikator pencapaian dengan jelas dan rinci, karena akan menjadi panduan dalam pencapaian visi program studi
   3. Pak Robert harus lebih bekerja keras karena tahun 2024 program studi Manajemen harus melakukan re-akreditasi dengan target “Baik Sekali”
   4. Rektor akan melakukan rapat mingguan terhadap program studi Akuntansi dan Manajemen

PEMASARAN DAN KERJA SAMA

1. UPT Pemasaran dan Kerja Sama perlu mempromosikan UTPAS ke luar kota, dalam waktu dekat UTPAS akan mengadakan promosi ke wilayah di Banten
2. Masukan Ibu Suhadarliyah
   • Program kerja yang dipaparkan saat ini belum ada inovasi terbaru, masihmenggunakan cara-cara lama, karena sudah menjadi universitas, maka program-program promosi yang dilakukan harus lebih berani, seperti misalnya melakukanpromosi ke luar daerah dan memaksimalkan promosi di Banten juga
   • Melihat pada kondisi hasil penerimaan mahasiswa saat ini dengan promosi uangkuliah 50% belum memberikan hasil yang signifikan, maka Tim Marketing harus bisamemaksimalkan sisa waktu lima bulan yang ada (April – Agustus)
   • Beberapa rencana kerja yang tadi sudah dipaparkan, harus dilakukan pada lima bulan ini, jangan menunggu tahun depan

KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

1. Pak Budi melakukan presentasi dengan memaparkan visi, misi, dan program kerja yangakan dilaksnakan, baik jangka panjang maupun jangka menengah
2. Masukkan Pak Roberto:
   • Perlunya koordinasi unit kerja sama untuk mendata mahasiswa yang berprestasi (akademik maupun non akademik), jangan sampai kampus mengetahui potensi ketika mahasiswa sudah lulus
   • Kesejahteraan mahasiswa dapat diukur melalui seberapa lama mahasiswa bekerja setelah lulus dan berapa penghasilan mahasiswa yang sudah bekerja untuk keperluan akreditasi
3. Masukkan Ibu Santi tracer study yang benar adalah 2 tahun setelah mahasiswa tersebut lulus
4. Masukkan Ibu Suhadarliyah:
   • Ibu Suhadarliyah menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh Pak Budi dan Ibu Santi adalah berbeda, sehingga Ibu Santi harus presentasi dan menyusun program kerja
   • Tugas Pak Budi adalah menangani mahasiswa aktif, beserta dengan kegiatan-keghiatannya, sedangkan Ibu Santi adalah menangani masalah tagihan mahasiswa, membentuk Himpunan Alumni Mahasiswa UTPAS yang dimulai dengan mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis, setelah itu baru disusul dengan Himpunan Mahasiswa masing-masing fakultas. Selain itu Ibu Santi juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tracer study
   • Dari apa yang disampaikan oleh Pak Budi, Ibu Suhadarliyah meminta agar program kerja bidang kemahasiswaan disesuaikan dengan poin akreditasi yang ada dalam LAM EMBA, sehingga menjadi lebih jelas dan terarah; dan juga harus disusun untuk rancangan strategis, rencana strategis, program kerja, dan indikator ketercapaian program
5. Pak Meidy mengusulkan agar jaket almamater, BEM, Kartu Tanda Mahasiswa dan KartuPerpustakaan diadakan dalam waktu dekat karena sudah ada beberapa mahasiswa yang tanya sehubungan dengan perubahan status menjadi universitas

KAPRODI D3 MANAJEMEN ADMINISTRASI

1. Ibu Lidya melakukan presentasi yang meliputi tahapan renstra lima tahunan, rancanganstrategis, program kerja, dan indikator pencapaian.

UPT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

1. Ibu Prima dan bu Weri mempresentasikan visi, misi, tujuan, rancangan strategis,program kerja, dan indikator pencapaian untuk Penelitian dan Pengabdian.
2. Masukan Ibu Suhadarliyah:
   • Untuk selanjutnya UPT Penelitian dan UPT Pengabdian Kepada Masyarkat harus presentasi program kerjanya secara terpisah, karena merupakan UPT yang berbeda
   • Karena tahun depan program studi S1 Akuntandi dan S1 Manajemen akan melakukan re-akreditasi, maka UPT Penelitian dan UPT Pengabdian Kepada Masyarakat diminta merevisi beberapa program kerja yang harus dikerjakan

CATATAN

1. Karena rapat pada hari ini belum semua peserta melakukan presentasi, maka akan dilanjutkan pada hari Senin, 03 April 2023 pukul 09:00 WIB di RSG UTPAS
2. Untuk peserta yang sudah melakukan presentasi hari ini dna tidak ada perubahan yang besar, maka menyerahkan materi presentasi ke Ibu Nila untuk dikoreksi oleh Ibu Suhadarliyah dan kemudian dilanjutkan dengan menyusun timeline dalam bentuk excel

Download

Notulen Rapat Kerjan Penyusunan Rancangan Strategis UTPAS dapat diunduh di bawah ini: