Berikut ini adalah notulen Rapat Staf Struktural dan Tendik Universitas Utpadaka Swastika (UTPAS) Tahun Akademik 2022/2023 pada Senin, 08 Mei 2023.
| Hari, Tanggal | Senin, 08 Mei 2023 |
| Waktu | 13:30 s.d. 15:00 WIB |
| Tempat | Ruang 301 |
| Materi Rapat | Program Kerja UTPAS Persiapan Pelaksanaan UTS PMB Akreditasi Porseni Kemahasiswaan (Pembentukan BEM) Dosen Berprestasi Lain-lain |
| Pimpinan Rapat | Suhadarliyah, S.E., S.S., M.M. |
| Notulis | Gayatri Rachmi Agusti, S.Ds., M.Ds. |
| Peserta Rapat | Meidy F. Lombogia, S.H., M.M. Hesti Umiyati, S.E., M.M. Nani Dian Sari, S.Sn., M.Sn. Gono Sutrisno, S.E., M.M. Nila Sari, S.E., M.M. Repi Justian, S.Sn., M.Sn. Budi Karyanto, S.E., MM. Santi, S.E., M.M. Gregorio Chiko P. M., S.Kom. Motuho Gea, S.Kom., M.M. Paula Theodora., S.E., M.M. Ronald Tehupuring, S.E., M.Ak. Lidya Kartika Dhewi, S.E., M.Ak. Roberto Tomahuw, S.E., M.M. Dhimas Buing. R.W, S.Kom., M.Kom., M.M. RR. Prima Dita Hapsari, S.E., M.Si., Ak., CA. Asep Surahmat,S.Kom., M. Kom. Suasana H. Tobing, S.Th., M.Pd.K. Deske Mapaliey, S.E. |
PEMBAHASAN
- Program Kerja:
- Menindaklanjuti penyusunan Program Kerja masing-masing divisi (unit); Rencana Induk Pengembangan (RENIP) dan Rencana Strategis (RENSTRA), yang kemudian dibuat Rencana Operasional (RENOP) untuk Januari – Desember 2023. (Hasil pengerjaan RENIP dikumpulkan pada Senin, 15 Mei 2023).
- Untuk Biro Administrasi Alumni (Ibu Santi), membuat data alumni untuk pembentukan forum alumni dan perencanaan reuni.
- Dalam penyusunan program kerja, KaProdi bekerjasama dengan divisi lain. Rapat koordinasi KaProdi dengan divisi (unit) terkait dilaksanakan pada Kamis, 11 Mei 2023, jam 09:00 di Perpustakaan; peserta: SHL, MFL, RBT, RT, DBR, HU, LKD, SN, PRD, BK, PT, WA, dan GRA.
- Rapat Struktural dan Tendik selanjutnya pada: Senin, 15 Mei 2023, jam 13:30 di 301.
- Ujian Tengah Semester (UTS):
- Untuk memudahkan pelaksanaan UTS (pendistribusian soal, kekurangan soal, kekurangan lembar jawaban, mahasiswa tidak membawa KST, mahasiswa tidak memakai jaket almamater, mahasiswa terlambat, dll) maka dibentuk Panitia Pelaksana UTS dan menggunakan Ruangan Rapat Perpustakaan sebagai Ruang Panitia.
- Disusun jadwal piket panitia, yaitu dosen dan staf yang tidak mengawas pada hari yang bersangkutan piket. (Bu Hesti)
- Semua soal untuk hari berjalan diletakkan di Ruang Panitia.
- Meminjam printer perpustakaan untuk percetakan atau copy soal yang kurang.
- Berita acara UTS ditandatangani oleh dosen pengampu mata kuliah jika yang bersangkutan mengawas (pengawas 1), dan jika dosen yang bersangkutan tidak dapat mengawas, maka Berita Acara ditandatangani oleh dosen bersangkutan (sebagai pengawas 1) dan panitia pengawas (sebagai pengawas 2).
- Surat Panitia Pelaksana Ujian Tengah Semester di upload oleh Bu Hesti di SISTER.
- Kaprodi mem-follow up data KST (yang sudah ambil dan belum), sehingga mempunyai data untuk mem-fu mahasiswa yang kemungkinan tidak mengikuti UTS. Untuk mencegah mahasiswa-mahasiswa yang mundur kuliah.
- Biro Administrasi Akademik (Bu Nila) dan Biro Administrasi Keuangan (Bu Dwi) melakukan pengecekan jumlah mahasiswa yang terdaftar di SISFO KAMPUS dan yang aktif mengikuti kuliah (dari absensi dosen mengajar), hal ini perlu dilakukan untuk mengantisipasi mahasiswa yang BELUM atau TIDAK melakukan pengisian KRS.
- Bagian PD DIKTI (Dewi Kobi) menginput data presensi dosen ke SISFO sehingga dosen dapat melakukan penginputan presensi mahasiswa ke SISFO.
- Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
- Untuk tahun akademik ini dibuka Kelas Karyawan, dengan metode pembelajaran pada hari Senin hingga Jumat secara Hybrid. Di hari Sabtu digunakan untuk praktek mata kuliah.
- Selisih uang kuliah kelas reguler dengan kelas karyawan sebesar Rp 150.000/bulan; karena kelas karyawan difasilitasi dengan video pembelajaran.
- Dosen yang mengajar pada kelas ini HARUS menyiapkan modul pembelajaran, dan video pembelajaran sehingga mahasiswa dapat mengulang materi pembelajaran.
- Pak Dhimas menyiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pembuatan video pembelajaran.
- Dosen yang mengajar untuk kelas karyawan adalah dosen yang sudah siap dan menyelesaikan modul-modul dan video materi pembelajaran.
- Pak Boby mendata 20 sekolah yang telah dikunjungi di daerah Rangkas, dan 10 sekolah di daerah Serang, memeriksa kegiatan siswa kelas 12. Apabila diperbolehkan untuk meminta data alamat masing-masing siswa untuk mengirim surat.
- Pada rapat PMB hari Kamis, 11 Mei 2023 setiap Tim Presentasi harus melaporkan hal-hal yang sudah dibahas pada rapat PMB minggu sebelumnya (Kamis, 04 Mei 2023).
- Perkembangan pemasangan Flyer dan spanduk di pohon-pohon dilaporkan pada rapat PMB 11 Mei 2023.
- Perkembangan mengenai pembuatan Kartu Mahasiswa UTPAS masih dalam proses. Kartu Mahasiswa disarankan berbentuk seperti Flazz apabila memungkinkan.
- Akreditasi
- Divisi akreditasi (Pak Asep) segera melakukan follow-up terhadap persiapan akreditasi Prodi Akuntansi dan Manajemen.
- Rapat mingguan persiapan akreditasi dilakukan setiap minggu pada hari rabu.
- Pekan Olahraga dan Seni (PORSENI)
- Akan dilakukan kegiatan PORSENI dan ibu Paula sebagai ketua panitia.
- PORSENI direncanakan dilaksanakan paling lambat pada minggu ke-dua bulan Agustus 2023.
- Kemahasiswaan (Pembentukan BEM)
- Sudah memasuki UTS, tetapi kepengurusan BEM belum terbentuk.
- Pembentukan pengurus BEM akan dilaksanakan pada minggu ujian susulan yaitu sekitar tanggal 15- 20 Mei 2023.
- Pak Budi membuat Surat Undangan Pembentukan Pengurus BEM dan
diinfokan kepada semua mahasiwa FEB. Harus harus sudah selesai dan
terdistribusi paling lambat, Jumat 19 Mei 2023. - Kartu Mahasiswa juga belum ada.
- Dosen Berprestasi
- Pak Meidy menindaklanjuti Program Dosen Berprestasi.
- Menambahkan ‘melakukan pengisian SISTER sesuai dengan waktunya’ pada format penilaian Dosen Berprestasi, dan program ini harus dilaksanakan pada semester genap 2022/2023 ini.
- SISTER:
- Bagian atau Unit PD DIKTI harus mengiput Jadwal perkuliahan dan bimbingan skripsi dan TA mahasiswa ke SISTER.
- Kondisi penginputan kegiatan Tri Darma oleh dosen-dosen FEB (terutama yang dari luar) sangatlah minim, sehingga hampir setiap semester kondisinya sangat buruk (hampir sebagian besar dosen luar status pengisiannya adalah berwarna merah) yang akan berdampak kepada kinerja institusi, maka harus dicarikan solusi. Diantaranya adalah menunjuk satu orang staf yang bertugas untuk melakukan penginputan data-data kegiatan Tri Darma dosen dan dicek oleh dosen
yang bersangkutan. - Bu Santi dan Bu Prima membuat atau menyusun data-data pelaksanaan Tri Darma apa saja yang harus di-up load ke SISTER, yang rutin dilakukan pada awal, tengah, dan akhir semester. Dan data-data apa saja yang tidak bersipat rutin, tapi harus dimasukkan atau dilaporkan ke SISTER karena sudah diikuti atau dilakukan
- Lain-Lain:
- Untuk foto Setifikat dan atau Ijazah kelulusan tahun ini adalah menggunakan Jaket Almamater UTPAS, dan untuk mahasiswa semester 8 akan dipinjamkan, maka berbagai ukuran dipersiapkan.
- Mahasiswa yang akan melakukan sidang skripsi (S1) dan TA (D3) mengenakan jas berwarna hitam, atasan putih lengan panjang, dan mengenakan dasi. Sedangkan untuk mahasiswi mengenakan blazer warna hitam.
- Kriteria wisudawan terbaik harus disusun dan dibuatkan SK Rektor.