Berikut notulen hari kedua Rapat Kerja Penyusunan Rancangan Strategis Universitas Utpadaka Swastika (UTPAS) pada Senin, 03 April 2023.
| Hari, tanggal | Senin, 03 April 2023 |
| Waktu | 09:00 s.d. 12:30 WIB |
| Tema | Bersinergi untuk meningkatkan kualitas menuju universitas Baik Sekali |
| Tempat | Ruang Serba Guna (RSG) UTPAS |
| Penanggung jawab | Suhadarliyah, S.E., S.S., M.M. |
| Notulis | Erna Neldiana, S.Kom. |
| Dokumentator | Antonius Alvin Sudirdja Farid Bagaskara |
| Peserta | Ferdy, S.E., M.M. Meidy F. Lombogia, S.H., M.M. Hesti Umiyati, S.E., M.M. Dhimas Buing Rindi Widra Yato, S.Kom., M.Kom. Asep Surahmat, S.Kom., M.Kom. Roberto Tomahuw, S.E., M.M. Ronald Tehupuring, S.E., M.Ak. RR. Prima Dita Hapsari, S.E., M.Si.Ak., CA. Santi, S.E., M.M. Budi Karyanto, S.E., M.M. Lidya Kartika Dhewi, S.E., M.Ak. Dwi Handayani Okta, S.E. Nila Sari, S.E., M.M. Repi Justian, S.Sn., M.Sn. Nani Dian Sari, S.Sn., M.Sn. Motuho Gea, S.Kom. Lukas Umbu Zogara, S.Kom., M.Kom. Renaldi Valentino Talumepa, S.Kom. Gregorio Chiko Putra, S.Kom. |
MATERI
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)
- Ibu Nani menjelaskan jangkauan jangka pendek, visi, misi, dan indikator kerja LPM
- SPMI untuk akreditasi dibuat oleh program studi
- AMI bertugas mencocokkan, SPMI bertugas menyediakan dokumen SNDIKTI
- Masukan dari Ibu Suhadarliyah:
- SPMI memiliki peran penting, dan harus dimiliki oleh setiap program studi. Maka, diperlu diadakan rapat dengan Kaprogram studi
- Jangkauan jangka panjang dan menengah perlu ditambahkan
- Tujuan dan misi harus sinkron
- Ibu Nani diminta mencari tahu seperti apa mutu suatu universitas bertaraf nasional
- Sasaran LPM sudah benar. Namun, terbalik pada penempatan strategi dan indikator
- Bila diperlukan penambahan standar di luar 9 standar yang ada, maka dibuat pengajuan ke SPMI demi tujuan akhir, yaitu Akreditasi
- Pak Asep perlu share dokumen terkait akreditasi
- Ibu Nani diminta membuat jadwal rapat. Dalam hal ini, Ibu Suhadarliyah meminta rapat berjalan dengan hadir atau tidak hadirnya beliau
- Setiap insititusi wajib memiliki dokumentasi atau notulen sendiri dan tidak copy paste dari notulen institusi
S1 SISTEM INFORMASI
- Pak Dhimas menjelaskan sasaran strategis program studi Sistem Informasi
- Pertanyaan dan penjelasan:
- Ibu Suhadarliyah bertanya tentang “cohort”
Pak Dhimas menjelaskan, cohort merupakan sistem pembelajaran. Sistem ini terbuka untuk 1 kelas, dan tidak berfokus pada 1 mahasiswa saja, sehingga presentase penyelesaian lebih tinggi - Ibu Suhadarliyah bertanya tentang “ubiquitous”
Pak Dhimas menjelaskan, ibuquitous adalah tak terlihat, terintegrasi dan menyatu dengan lingkungan. Sehingga internet merata di lingkungan UTPAS
- Ibu Suhadarliyah bertanya tentang “cohort”
- Masukan dari Ibu Suhadarliyah:
- Mengenai sasaran dan tujuan pada bidang kemahasiswaan, dalam kegiatan bertaraf internasional Pak Budi harus banyak mencari tahu (misalnya: camping untuk mahasiswa kristiani)
- Kaprodi harus cerdik dalam menilai mahasiswa agar dapat diikutsertakan
- Unit lainnya mendukung
- Masukan dari Pak Ronald:
- Peneliti merupakan cara paling efisien, rasional, cepat, dan simpel untuk mencapai tujuan program studi bertaraf internasional, dibandingkan dengan kerja sama
- Dapat diadakan konferensi, dibandingkan dengan kompetisi
- Masukan dari Pak Roberto:
- Dalam pembuatan sasaran perlu realistis, karena hal ini menyangkut akreditasi
- Masukan dari Ibu Hesti:
- Seharusnya dalam 25 tahun, dosen dengan jabatan fungsional profesor sudah ada, bukan lagi cukup
- Ibu Suhadarliyah menjelaskan, kata “cukup” sertinya tersedia, sudah ada
BIRO ADMINISTRASI (BA) PDDIKTI
- Pak Repi menjelaskan tentang BA PDDIKTI, visi, misi, tujuan, dan sasaran rencana (standar 6 bidang)
- Masukan dari Ibu Hesti
- Mengenai tujuan kedua, BA PDDIKTI sebagai penunjang kerja sama program studi dan unit dalam pelayanan perlu beriringan
- BA PDDIKTI diminta membuat penjelasan mengenai “pembangunan” seperti apa. Ibu Suhadarliyah menambahkan bahwa pembangunan tersebut bukan pembangunan fisik, melainkan sebaliknya
- Ibu Hesti menjelaskan bahwa urutan JAD dan NIDN terbalik. Seharusnya NIDN dulu, JAD setelahnya
- Masukan dari Ibu Suhadarliyah
- Pak Repi perlu membuat jangkauan jangkan panjang dan pendek
- Pak Repi perlu mengadakan evaluasi kendala dan memantau kekurangan terhadap bawahannya agar mengurangi kesalahan yang kerap terjadi
- Pak Repi perlu membuat urutan JAD, SISTER, LLDIKTI untuk disosialisasikan kepada dosen
- Tulang punggung program studi adalah Kaprogram studi. Jadi, apabila dosen tidak mengisi SISTER, maka BA PDDIKTI perlu konfirmasi kepada Kaprogram studi. Perlu diadakan rapat pada Jumat 2 minggu ke depan dengan Ibu Prima, dan Ibu Weri pada minggu selanjutnya
- Pak Repi perlu membuat program 1 bulan sekali untuk mengisi SISTER. Hal ini diumumkan di rapat kemudian hari
- Kaprogram studi berhak menegur dosen atas dasar presensi (rapat, mengajar, dll.) dengan konfirmasi kepada Rektor
- Kaprogram studi berhak mengeluarkan mahasiswa atas dasar pelanggaran dengan konfirmasi kepada Rektor
- Ibu Nila perlu membuat undangan rapat dosen (online)
- Masukan dari Pak Meidy
- Tendik merupakan bagian yang tidak kalah penting, maka perlu dibuatkan nomor tendik
- Tendik yang memiliki kinerja bagus bisa mendapatkan sertifikasi
- Masukan dari Pak Budi
- Bila nilai belum lengkap atau jelek, dapat diajukan perbaikan agar tidak ada revisi. Pak Repi menjelaskan, selama neofeader belum ditutup nilai masih bisa disinkronisasi
- Masukan dari Renaldi
- Dikarenakan adanya perbedaan jadwal dan sistem pembelajaran block teaching pada LC dengan pusat, biasanya dilakukan tembak nilai. Biasanya hal ini membuat BA PDDIKTI bingung kapan harus dilakukan dan tidak dilakukan
- Bila tembak nilai dilakukan, perlu diketahui dan ditandatangani oleh Kaprogram studi dan Rektor. Sehingga tidak dilakukan secara sembarang
LEMBAGA AKREDITASI UTPAS (LAU)
- Pak Asep menjelaskan program kerja (blocking time dengan breakdown per semester) sampai dengan Renstra ke lima dengan timeline kegiatan
- LAU mengonfirmasi apakah terlalu lama atau terlalu cepat kinerja Kaprogram studi dalam menjalankan program kerjanya demi tujuan akreditasi
- Pada Renstra kedua, LAU menargetkan program studi D3 Sekretari dan D3 Manajemen Administrasi terakreditasi “Baik Sekali”, S1 Akuntansi dan S1 Manajemen terakreditasi “Unggul”, dan membuka program studi S2 Manajemen
- Pada Renstra ketiga, LAU menargetkan program studi D3 Sekretari dan D3 Manajemen Administrasi terakreditasi “Unggul”, S1 Sistem Informasi, S1 Teknologi Informasi, dan S1 Desain Komunikasi Visual terakreditasi “Baik Sekali”, dan UTPAS terakresitasi “Unggul”
- Pada Renstra keempat, LAU menargetkan program studi S1 Sistem Informasi, S1 Teknologi Informasi, S1 Desain Komunikasi Visual terakreditasi “Unggul”, S2 Manajemen terakreditasi “Baik Sekali”, dan membuka program studi S2 Akuntansi
- Pada Renstra kelima, LAU menargetkan membuka program studi S2 Ilmu Komputer dan S2 Hukum
- Pak Asep menjelaskan jangkauan jangka menengah masih 50% dan jangkauan jangka pendek belum dibuat
- Masukan dan Saran
- Ibu Hesti menjelaskan reakreditasi dilakukan 6 bulan sebelum masa akreditasi program studi habis, sehingga target untuk persiapan akresitasi D3 Manajemen Administrasi dan D3 Sekretari perlu dimajukan. Pak Asep akan berdiskusi untuk menyesuaikan hal tersebut
- Pak Asep menjelaskan hal tersebut di atas murni dibuat tanpa konfirmasi dengan unit lainnya, sehingga sangat terbuka dengan saran dan masukan
- Pak Ronald mengusulkan agar mengikuti konferensi maupun kolaborasi konferensi yang melibatkan dosen dengan terdiri 3 anggota untuk 1 tim, saat ini masih sulit keterlibatannya
- Pak Asep menjelaskan, ke depannya keluhan yang behubungan dengan akreditasi akan di diskusikan untuk mendapatkan dolusi walaupun tidak berkaitan dengan penelitian. Apabila tidak terpenuhi, maka timeline akan digeser karena tidak bisa dipaksakan
- Ibu Suhadarliyah menyampaikan Ibu Prima harus mengusahakan penelitian memasuki SINTA 2 dan membuatkan jadwal untuk setiap program studi, setiap fakultas. Apabila dosen tersebut mangkir, maka dilakukan SP 1 dan berupaya agar dosen mangkir tersebut tidak menjadi beban untuk universitas karena tidak mau melakukan penelitian
- Pak Ronald menambahkan, ketidakmungkinan dosen dalam melakukan penelitian dapat terjadi apabila dosen tidak difasilitasi oleh universitas. Namun, di UTPAS semua dosen diberikan fasilitas untuk melakukan penelitian. Maka, beliau setuju untuk pemberian SP sebagai warning psikologis kepada dosen yang tidak mau melakukan penelitian
- Pak Dhimas menjelaskan, pada Fakultas Teknologi dan Desain (FTD) penelitian akan dilakukan per program studi karena tidak selaras apabila dibuat penelitian dalam rumpun berbeda. Dalam hal ini, Kaprodi akan menegaskas sejak awal kepada dosen mengenai SP 1 apabila tidak melakukan penelitian
- Pak Meidy mebambahkan, akreditasi D3 Sekretari dan D3 Manajemen Administrasi akan habis per Oktober 2024 sehingga persiapan reakreditasi dapat di mulai paling lambat di bulan September 2023
- Ibu Suhadarliyah menambahkan, dosen bergelar Dr. bisa mengisi LAM EMBA dan dapat menjadi target dosen ke depannya. Namun, LAM EMBA berbayar kurang lebih Rp80.000.000,- dan untuk registrasi reakreditasinya sulit dan reimburse-nya pun sulit, sehingga jangan sampai kita sudah bayar mahal namun tidak terpakai. Akan dibuat Lemaga Akreditasi Program Studi untuk Kaprodi dan mengejar nilai 301 dengan target 320
- Semua unit terkait perlu mencari tahu mengenai BAN PT dan Borang
BAAK (ALUMNI DAN TUNGGAKAN)
- Ibu Santi menjelaskan terkait visi, misi, sasaran strategis, tujuan, tugas pokok dan sasaran BAAK khususnya untuk alumni dan tunggakan
- Masukan dari Ibu Suhadarliyah:
- Ibu santi perlu membuat target pembayaran uang kuliah mahasiswa menjadi di awal bulan mengingat pembayaran administrasi UTPAS juga dilakukan pada awal bulan
- Pengadaan denda kembali kepada mahasiswa yang terlambat membayar uang kuliah dinilai cukup efektif dan meningkatkan pemasukan pada kasir >60%
- Pada pertanyaan Ibu Santi terkait mahasiswa STMIK yang mau kuliah namun tidak mau membayar tunggakannya walaupun sudah dipanggil, Ibu Suhadarliyah menyarankan untuk membicarakan tersebut dengan Ibu Nuni (dosen pembimbing akademik STMIK) untuk memberikan surat pengunduran diri kepada mahasiswa terkait dengan datang ke rumahnya langsung (jika konfirmasi terlebih dahulu, ditakutkan mahasiswa ini bersembunyi)
- Terkait alumni, Ibu Suhadarliyah menyarankan Ibu Santi membuat planning forum alumni untuk Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) terlebih dahulu pada akhir bulan April atau awal bulan Mei dengan melibatkan alumni (misalnya halal bi halal) dan membuat target agar dapat dibuat surat pengajuannya
- Terkait pertanyaan Pak Ronald mengenai 9 buku standar yang perlu dikerjakan, Pak Asep diminta untuk mengirimkan dokumen tersebut ke grup
- Ibu Suhadarliyah meminta Ibu santi membuat jangkauan jangka panjang, menengah, dan pendek
UPT LABORATORIUM
- Renaldi menjelaskan visi, misi, program kerja, dan menjelaskan 9 laboratorium
- Terkait pertanyaan Renaldi, Ibu Suhadarliyah menjelaskan Laboratorium Bahasa akan diadakan kembali, namun tidak dalam waktu dekat dan belum menjadi prioritas saat ini. Laboratorium Bahasa penting, mengingat ada 2 program studi bahasa asing dan UTPAS menuju universitas bertaraf internasional tentunya memerlukan Laboratorium Bahasa untuk mahasiswa belajar bahasa asing lainnya untuk pembekalan
- Ibu Suhadarliyah mejelaskan barang yang tidak terpakai di gudang perlu dibuang
- Pak Dhimas menjelaskan, gudang yang penuh debu dapat merusak komponen atau barang yang masih layak pakai
- Ibu Hesti menambahkan, terkait rapat sebelumnya Renaldi pernah menjabarkan saran Pak Dhimas untuk melelang aset yang rusak dari pada aset tersebut dibiarkan hingga mati total sendirinya. Maka dari itu, Pak Dhimas perlu meminta izin untuk melelang aset yang diperlukan dengan berdiskusi dan meminta acc dari Pak Ferdy
- Ibu Nila menyarankan untuk kardus yang masih terpakai untuk claim garansi dapat dilipat saja agar tidak menggunakan banyak tempat
- Renaldi dapat berkoordinasi dengan Kaprodi untuk pengajuan berikutnya
- Penyediaan fasilitas untuk dosen membuat modul dapat menjadi jangkauan jangka panjang
UPT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK)
- Chiko menjelaskan visi, misi, tujuan, dan sasaran strategis UPT TIK
- Pak Ronald menjelaskan adanya kendala di bank data penelitian. Lalu, meminta data laba perusahaan dapat ditampung manual di website UTPAS
- Chiko menjelaskan data yang diperoleh dari perusahaan, apabila disediakan gratis maka bisa diterapkan di website UTPAS, lalu dosen dapat melakukan sharing data laba perusahaan sehingga tabulasi data tidak dilakukan berulang kali
- Terkait pertanyaan Pak Ronald, Chiko menjelaskan data perusahaan yang sudah ditabulasi dapat dibuatkan desainnya di website UTPAS
- Ibu Suhadarliyah bertanya terkait hasil karya di website UTPAS, Chiko menjelaskan hasil karya ini dapat digunakan oleh mahasiswa UTPAS khususnya mahasiswa DKV untuk share kreativitas mereka di website UTPAS, dan ke depannya dapat diberlangsungkan pameran online
- Terkait pertanyaan Ibu Suhadarliyah, Chiko menjelaskan SDM dapat ikut serta dalam pelatihan dari luar kampus. Setelah itu, SDM berkompeten dapat dijadikan pelatihnya untuk melakukan kerja sama seperti mengadakan pelatihan sendiri
- Ibu Suhadarliyah menyarankan FEB berdiskusi langsung dengan Kaprodi mengenai kerja sama UPT TIK
